Faktura ili račun je poslovni dokument izdan kupcu. Na fakturi se navode osnovni podaci o prodavcu i osnovni podaci o kupcu a u nastavku slede nazivi, količine i cene robe i/ili usluga dogovorenih između prodavca i kupca. Fakture mogu biti različito formirane i uglavnom predstavljaju nešto po čemu će prodavac biti “prepoznatljiv” kupcu.
Fakturisanje predstavlja izradu fakture za kupca. U Poslovnom Softveru za to je zadužen program Izlazna faktura u sklopu modula Trgovina. Izlazna faktura može biti maloprodajna (izlaz iz maloprodajnog objekta) i veleprodajna (izlaz iz veleprodajnog objekta). Pod fakturisanjem se vode i ostali tipovi izlaznih dokumenata kao što su: avansni račun, rezervacija, predračun, ponuda i revers.
Da biste fakturisali robu i/ili usluge potrebno je znati sledeće:
Definisanje šifarnika
- Firma
Poslovno ime i ostali poslovni podaci koji su karakteristični za jednu firmu se moraju podesiti prvi put pre nego što se započne fakturisanje. Osim osnovnih podataka kao što su naziv, adresa, mesto, pib, matični broj, bankovni računi, brojevi telefona i logo zadaju se i neke osnovne karakteristite firme kao što su jeste/nije PDV obveznik i period obračuna PDV-a. - Magacin
Poslovni objekat sa kojeg se vrši fakturisanje robe ali i usluge. Redni brojevi faktura se broje za svaki pojedinačni magacin. KEPU knjiga se izrađuje za svaki pojedinačni magacin a cene robe i usluga se formiraju za svaki pojedinačni magacin. Za svaki magacin se formira lager lista odnosno lista roba i usluga (ako su usluge prethodno definisane) za koje se određuje cena ili ručno ili kroz ulaznu prodajnu kalkulaciju gde se definiše i ulazna količina. - Radna jedinica/komercijalista
Posebna klasifikacija faktura. Predstavlja mogućnost da se fakture u okviru jednog magacina na neki način razdvoje i kasnije kroz izveštavanje i posebno prikazuju. - Komitent (kupac)
Šifarnik kupaca sadrži sve podatke vezane za Vašeg komitenta koje su Vam potrebne kod izrade fakture. - Artikali (roba i usluga)
Prilikom fakturisanja ovaj šifarnik nije obavezan (naročito kada se fakturišu usluge) ali za vođenje zaliha robe i vođenje cenovnika usluga je neophodan.
Unos izlaznih dokumenata
Unos izlaznih dokumenata je podeljen na dva dela. Prvo se unosi zaglavlje dokumenta a zatim se unose stavke.
Štampanje, prenos…
Postoji nekoliko predefinisanih izveštaja kaoš što su račun ili otpremnica ali tu se nalaze i sumarni izveštaji poput specifikacije i rekapitulacije izlaznih dokumenata.