• Uncategorized
  • 0

Automatsko knjiženje u odnosu na ručno knjiženje

Print Friendly

Kod evidencije maloprodajnih dokumenata postoje dva načina na koji dokumenti utiču na finansijsko i robno stanje.
Automatsko knjiženje podrazumeva da je dokument stalno otvoren za izmene (u dozvoljenom periodu posle kojeg se dokumenti zaključavaju) i da svaka naknadna izmena ili unos odmah to prenose na stanje artikala, KEPU knjigu i ostale finansijske izveštaje.
Prednost automatskog knjiženja je mogućnost da se roba odmah posle unosa ili izmene nalazi na raspolaganju ostalim dokumentima (prodaja ili otprema). Mana je dosta ali najznačajnija je da ne postoji organizovani trenutak kada je dokument završen jer su svi dokumenti stalno otvoreni.
Jednostavno rečeno automatski način knjiženja može biti efikasno korišten kod malih objekata sa malo dokumentacije i sa jednim ili eventualno dva prodajna mesta (magacina) po jednoj firmi. Korisnik mora jako da pazi da slučajno ne dira već unešene i odložene dokumente ili ako to radi da dobro zna šta i kako će to da utiče na ostalu dokumentaciju i robno i finansijsko stanje.
Ručno knjiženje podrazumeva da se dokumenti unose slobodno, prilikom unosa ili izmene promene se ne vide u lager listi ili KEPU knjizi. Kod zaglavlja se javlja novo dugme Knjiži kojim se robne i finansijske promene za sve stavke naprave jednim pritiskom. Mana je naravno da roba može postati dostupna za dalju obradu tek posle kompletnog unosa dokumenta.
Ručno knjiženje je prilagođeno velikim sistemima na velikim brojem dokumenata i prodajnih objekata gde roba može da se prenosi između svakog od pojedinačnih prodajnih objekata. Korisnik MORA da ustanovi naviku i proceduru da se dokument u potpunosti proveri pre samo knjiženja i da korisnik bude svestan da knjiženje u stvari znači “saglasan sam da je dokument u potpunosti proveren”.
Odličan primer efikasnog korišćenja ručnog knjiženja je interni prenos robe iz jednog magacina u drugi. Prilikom otpremanja robe u početnom magacinu se pravi dokument interna otpremnica, stavke se unose po već ugovorenom pravilu, recimo na osnovu telefonskog poziva ili primljenog maila/zahteva od strane magacina koji prima robu. Zatim se roba izdvaja i još jednom proveri da li se slaže sa izrađenim dokumentom. Kada je provera izvršena vrši se knjiženje dokumenta a posle toga se dokument štampa i zajedno sa robom bude spakovan i odložen za slanje. Prilikom primanja robe u drugom magacinu otvara se interna prijemnica, roba se unosi i proverava fizički zaprimljena količina i ispravnost robe. Posle provere sve robe vrši se knjiženje, dokument po potrebi štampa i onda roba može biti raspoređena na rafovima. Sistem otpremnica-prijemnica se u tom trenutku može smatrati završenim.
Ručno knjiženje je odličan primer za pravilo: “postaviš problem, rešiš problem, idemo dalje”. Nema potrebe da se u redovnom toku rada više vraćate na urađene dokumente jer su oni završeni i odloženi. Kod automatskog knjiženja korisnik mora samostalno da vodi brigu da se ne vraća na već urađene dokumente kod ručnog knjiženja to je ugrađeno u temelj samog rada. Kod automatskog knjiženja korisnik mora da ustanovi svoju internu kontrolu da je dokument završen potrebna je posebna pažnja korisnika na sve dokumente jer svaki može biti namerno ili slučajno promenjen u bilo kojem trenutku. Kod ručnog knjiženja korisnik se u jednom trenuku posvećuje jednom dokumentu i sva njegova pažnja i sposobnost može biti usredsređena na taj dokument – do knjiženja.
Prenos otpremnice u prijemnicu
Kod ručnog knjiženja, ako je tako definisano, postoji mogućnost da se interna prijemnica izradi u onom trenutku kada se interna otpremnica proknjiži. Ako je tako zadano, interna prijemnica će biti formirana ali ne i proknjižena. Magacin koji zaprima robu će proknjižiti dokument posle preuzimanja i provere ispravnosti robe. U slučaju da magacini nisu trenutno povezani ovaj prenos neće biti moguć. Pod dugmetom Prenos postoji mogućnost naknadne izrade interne prijemnice. Na strani drugog magacina postoji mogućnost da se interna otpremnica “povuče” i na osnovu nje izradi interna prijemnica, za to je zadužena opcija Prenos sa IO iz druge baze u sklopu dugmeta Unos. Ako veza između magacina neće biti uspostavljena neki duži period korisnik u drugom magacinu će morati ručno da unese internu prijemnicu.
Ako šifarnici artikala nisu u potpunosti usklađeni interna prijemnica neće moći da se proknjiži dok se nepovezani artikli ne definišu i stavke u prijemnici koriguju. Naziv stavke na strani prvog magacina će u prijemnici drugog magacina biti ubačena pod opis svake pojedinačne stavke.